15. Januar 2025, 10:51 Uhr | Lesezeit: 5 Minuten

Die Ära der Papierrechnung endet: Seit dem 1. Januar 2025 sind Vermieter gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Was bedeutet das konkret?

E-Rechnung seit Jahresbeginn Pflicht

Mit der Einführung der E-Rechnung verfolgt der Gesetzgeber das Ziel, bürokratische Hürden für Unternehmen abzubauen. Die Grundlage bildet das Wachstumschancengesetz, das Ende März 2024 in Kraft tritt. Hintergrund ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Seit 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung für Unternehmen verbindlich – darunter fallen auch alle Vermieter, wie der Verband Wohnen im Eigentum (WiE) informiert.

Bei der E-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Wichtig: PDF-Dateien gelten ab 2025 nicht mehr als E-Rechnungen, da sie nicht den technischen Anforderungen entsprechen.

Das bedeutet die E-Rechnung für Vermieter

„Der private Vermieter gilt für die Umsatzsteuer als Unternehmer“, erläutert Sibylle Barent, Leiterin Steuer- und Finanzpolitik bei Haus und Grund auf myHOMEBOOK-Anfrage. Wenn ihm ein anderer Unternehmer im Zusammenhang mit der Vermietung eine E-Rechnung schickt, also etwa ein Handwerker oder ein Versorgungsunternehmen, muss der Vermieter diese Rechnung seit 2025 verarbeiten können. Der Vermieter kann nicht verlangen, eine „normale“ Papier- oder reine PDF-Rechnung zu bekommen.

„Konkret heißt das, der Vermieter muss die Rechnung empfangen, lesen und abspeichern können“, stellt die Expertin klar. Dazu benötigt er zunächst einmal nur ein E-Mail-Postfach. „Die Formate, in denen die Rechnungen verschickt werden, sind in der Regel so gestaltet, dass neben dem reinen Datensatz auch ein PDF mit dranhängt, das der Empfänger mit normaler PDF-Lesesoftware lesen kann.“ Die Finanzverwaltung hat laut Barent im Steuerportal Elster auch eine Möglichkeit bereitgestellt, E-Rechnungen zu lesen.

Änderungen für Vermieter im Überblick

1. E-Rechnungen empfangen und verarbeiten: Ab 2025 müssen alle Vermieter, unabhängig davon, ob Wohn- oder Gewerberaum vermietet wird, in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Dies betrifft auch gewerbliche WEG-Verwaltungen.
2. Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen: Für Vermieter, die Gewerberaum an Unternehmen vermieten und dabei die Option zur Steuerpflicht gemäß § 9 Umsatzsteuergesetz (UStG) nutzen, gilt zusätzlich: Sie müssen E-Rechnungen ausstellen können. Der Mietvertrag allein reicht in diesen Fällen nicht mehr aus.
3. Übergangsfrist und Ausnahmen: Eine Übergangsfrist gilt bis Ende des Jahres 2026. Bis dahin dürfen weiterhin Rechnungen im Papier- oder PDF-Format versandt werden – vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger stimmt dem zu. Für Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz von maximal 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie einige steuerfreie Leistungen sind generell von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

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Welche Formate sind zulässig?

E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Zulässige Formate sind unter anderem XML und „ZUGFeRD“, das eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei darstellt. Genaue Informationen sind in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums nachzulesen.

Wo könnte es Komplikationen geben?

„Wichtig ist zunächst zu wissen, dass ein reines PDF nicht mehr als E-Rechnung gilt“, erklärt Barent. Wenn im Datensatz der E-Rechnung-Datei etwas anderes drinsteht als im Lese-PDF, könnte es dabei zu Problemen kommen. „Rechtlich zählt dann der Inhalt des reinen elektronischen Datensatzes, nicht das sofort lesbare PDF.“ Zudem muss bei sensiblen Personen- Konto- und Zahlungsdaten die Datensicherheit gewährleistet werden.

Empfehlungen für Vermieter

Laut Barent sollten Vermieter zunächst „durch Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs vorbereitet sein.“ Sonst könne künftig auch keine vernünftige Steuererklärung der Mieteinnahmen und Ausgaben gemacht werden. Notfalls müssten Vermieter hier ein zuverlässiges Postfach eines Dritten – Barent nennt dabei etwa den Steuerberater – in Absprache mit ihm nutzen.

„Mit einer Flut von E-Rechnungen rechne ich derzeit aber noch nicht, da noch viele technische Einzelfragen auf Seiten der Rechnungsaussteller zu klären sind.“ Allerdings sei die E-Rechnung gerade für Unternehmen, die Massenrechnungen ausstellen, also beispielsweise die Versorgungsunternehmen, eine wirtschaftliche Option. „Und ab spätestens 2028 sollen auch die Unternehmer und damit auch die privaten Vermieter, verpflichtet werden, selbst E-Rechnungen auszustellen.“

Um die neue Regelung umzusetzen, empfiehlt WiE, frühzeitig geeignete Softwarelösungen einzuführen. Diese ermöglichen das Erstellen, Versenden und Archivieren von E-Rechnungen. Moderne Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verfügen häufig über entsprechende Funktionen.

Darüber hinaus rät der Eigentümerverband WiE, eine separate E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang anzulegen, etwa „rechnungseingang@vermietung-test.de“. Diese Adresse sollten Vermieter den Dienstleistern mitteilen, die sie im Zusammenhang mit der Vermietung beauftragt haben.

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Hat die E-Rechnung auch Auswirkungen auf Mieter?

Laut aktuellem Stand betrifft die Einführung der E-Rechnung zwar die Vermieter, aber nicht die Mieter. Das bestätigt auch Anja Franz vom Mieterverein München auf myHOMEBOOK-Anfrage: „Für Mieter ist das nicht relevant.“ Die E-Rechnung hat dabei auch keinerlei Auswirkung auf die Nebenkostenabrechnung, die Mieter vom Vermieter erhalten.